Maak je je facturen nog met Excel, Word, een pdf? Met een elektronische factuur of e-factuur bespaar je tijd en maak je minder kans op het maken van fouten. Bovendien bewaar je veel beter het overzicht.
Een elektronische factuur of e-factuur is volledig digitaal. In tegenstelling tot een pdf die je bijvoorbeeld met Word of Excel aanmaakt, is een elektronische factuur niet zomaar een scan of digitale weergave van een papieren factuur.
Een e-factuur wordt dan ook niet opgemaakt met een tekstverwerker of spreadsheet-programma, maar met speciaal daarvoor ontwikkelde software. Werken met elektronische facturen heeft verschillende voordelen tegenover facturen in pdf-formaat:
Minder gedoe, minder kans op fouten én het gaat sneller
Je tekstverwerker openen, schakelen tussen programma’s en tabbladen om alle info te verzamelen, de gegevens intikken, een pdf maken, een mail opstellen en de pdf eraan toevoegen, het overzicht van je facturen aanvullen, controleren of je klant wel betaald heeft …
Je bent heel wat tijd kwijt als je dat allemaal manueel doet. Zeker als je regelmatig en vaak moet factureren. Reken en tel zelf eens, hoeveel uren besteedt je onderneming gemiddeld per week aan administratie en kan je niet factureren? Hoeveel uren bureauwerk zou jij kunnen omzetten naar vakwerk of vrije tijd?
Met een elektronische factuur ben je veel sneller klaar en is het handiger werken.
Dat komt omdat alles in één software aanwezig is: je bestelbonnen opmaken, je klantenlijst oproepen, je betalingen opvolgen, … Het kan allemaal in hetzelfde programma, zonder veel zoeken en slechts met enkele klikken voeg je alles toe wat nodig is.
Omdat een elektronische factuur een volledig digitaal bestand is, kun je ook bepaalde taken automatisch door de software laten uitvoeren: betalingsopvolging, aanmaningen, afpunten…
Telkens weer facturen inscannen en dikke mappen vol papier naar de boekhouder sleuren? Natuurlijk kan ook dit efficiënter! Dankzij de Billit koppeling in mintuoo is papieren binnenbrengen, documenten mailen, ook allemaal verleden tijd. Dat betekent minder werk en gedoe voor jou én voor je boekhouder (en dus minder kosten voor jou).
Overzichtelijke facturen
Een factuur opstellen doe je eenvoudig via de invulvelden waarmee je directe toegang hebt tot je klant- en productgegevens. Om een visuele weergave van je digitale factuur te maken volgt de software een ingestelde lay-out.
Geen gedoe meer dus met eigen sjablonen die je moet ontwerpen en aanpassen in Word of Excel, tekst die je moet uitlijnen, tekstblokjes die verspringen, formules die je moet invoeren, … In enkele muisklikken is je factuur klaar om te versturen.
Steeds meer bedrijven gebruiken (en vragen om) e-facturen
Het gebruik van elektronische facturen zit in de lift. Tegelijk zijn er veel overheden die dit promoten. Wie bijvoorbeeld aan de Vlaamse overheid factureert, moet verplicht een e-factuur gebruiken. Wellicht heb je ook al klanten die e-facturen gebruiken.
Een ander voordeel: omdat ze minder verwerkingstijd vergen bij je klant, is de kans groter dat je facturen sneller betaald worden als je elektronisch factureert.
Veilig en vlot beschikbaar
Een internet verbinding, jouw persoonlijke log-in en je kan beginnen! Een webapplicatie hoeft niet geïnstalleerd te worden, elke gebruiker met een browser kan de applicatie overal gebruiken op elk toestel. Je bent met andere woorden altijd en overal online bereikbaar! Je zal ook steeds werken in de nieuwste versie want updates zijn automatisch voor alle gebruikers van toepassing.
Ook gebeurt alle communicatie in je webapplicatie via een https-verbinding. Dit zorgt voor beveiligde overdracht van je gegevens tussen de gebruiker en de server. Het is hierdoor veel moeilijker voor mensen met slechte bedoelingen om data te gaan ‘afluisteren’.
Je hoeft niet om de 2 jaar een nieuwe versie aan te kopen of updates te installeren. Gebruik je een tekstverwerker of Excel om je facturen aan te maken en in een pdf te genereren, dan heb je dat gemak niet.
Bij een online facturatieplatform worden je data ook veilig in de cloud bewaard en zijn de data dus altijd en overal beschikbaar. Nog een plus: crasht je computer of wordt je laptop gestolen? Dan heb je al je data nog.
Eén oplossing voor heel wat administratieve en boekhoudkundige taken
Gestructureerd klantenbeheer en artikelbeheer, professionele offertes, een offerte omzetten naar een werkbon, werkbonnen van elke prestatie, werkbonnen groeperen tot een factuur, overzicht van documenten in projectdossiers, terugkerend onderhoud aan toestellen inplannen. Alles is aan elkaar gekoppeld in de software en doe je allemaal in enkele kliks. Geen gedoe met copy/paste en andere manuele aanpassingen.
Probeer 2 weken gratis minutoo uit en ervaar de voordelen van digitaal:
👉 Factureer, automatiseer, professionaliseer in een klik 👉 Tijdswinst 👉 Efficiënt werken 👉 Terugkerend extra werk 👉 win-win
